Excel-Koller?
Wenn Sie dem weitverbreiteten Excel-Koller nahe sind, dann kennen Sie folgende Dinge aus Ihrer täglichen Arbeit:
- Sie stellen fest, dass Ihre Excel-Datensammlung zunehmend unübersichtlich wird.
- Bei Änderungen müssen Sie dieselben Änderungen an mehreren Stellen vornehmen.
- Sie löschen ungewollt Daten, bemerken dies aber erst viel später.
- Ihre Datenbezüge gehen verloren, wenn Sie z. B. Zeilen oder Spalten neu einfügen oder verschieben.
- Sie müssen jedes Mal improvisieren, wenn Sie aktuelle Auszüge Ihrer Daten an andere Mitarbeiter weitergeben wollen.
- Beim Drucken von aktuellen Daten gehen Sie jedes Mal über MS Word, wenn Ihnen das Druck-Layout von MS Excel nicht zusagt.
- Sie wollen schnell ein paar Daten ändern: Geht nicht, da ein anderer Kollege die MS Excel-Datei gerade geöffnet hat.
Was geht mit einer individuell erstellten MS Access Datenbank?
Hier einige Highlights:
- MS Access ist ein sogenanntes Relationales Datenbank-Management-System (RDBMS), soll heißen: eine Art Baukasten zum Erstellen und Betreiben von MS Access Datenbankanwendungen. Hier kommen miteinander verknüpfte Tabellen und die mächtige Programmiersprache VBA zum Einsatz sowie die datenbankübergreifende Sprache SQL.
- Ihre Daten (z. B. Mitarbeiter) werden in individuell erstellten, übersichtlichen Anwendermasken dargeboten.
- Jede Maske kann u. a. Grundfunktionen für das Einfügen, Ändern, Löschen und Suchen bereitstellen. Diese starten Sie durch Anklicken der jeweiligen Knöpfe.
- Es können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit der Datenbankanwendung arbeiten. Für die unterschiedlichen Mitarbeitergruppen können Sie u. a. sehr genau festlegen, welche Knöpfe, Maskenbereiche oder Datenfelder sichtbar, lesbar, änderbar oder verborgen sind.
- Es können vielfältigste Übersichten erstellt werden, die für den Export nach Excel, Word, PDF oder direkt zum Drucken geeignet sind.
- MS Access ist Bestandteil des professionellen MS Office-Pakets. Als solches bietet es dem Anwender hervorragende Möglichkeiten, seinen Datenbestand sowie gewünschte Funktionen mit Word, Excel, Outlook und PowerPoint auf vielfältige Weise zu verbinden. Allen gemein ist die Programmiersprache VBA, das ‚Esperanto‘ der Office-Anwendungen, so dass Sie u. a. aus MS Access heraus eine Outlook E-Mail versenden oder einen Word-Seriendruck anstoßen können.
- Der Datenimport und -Export zwischen MS Access und Datenbanken anderer Hersteller ist ebenso möglich.
- Bei sehr großen Datenmengen, einer großen Nutzeranzahl oder bei besonderen Anforderungen an die Datensicherheit kann MS Access gemeinsam mit dem MS SQL Server eingesetzt werden. Es gibt ihn auch in einer kostenlosen Variante, die ideal für mittelgroße Datenbestände ist. Der MS SQL Server enthält dann die Daten und mit MS Access können Sie diese bearbeiten.
- Für MS Access gibt es für den genannten Anwendungsbereich kein vergleichbares Alternativprodukt, das derart vielfältig in seinen Programmiermöglichkeiten ist, derart komplexe Reports (Ausdrucke) bietet und zudem für die gleichzeitige Nutzung durch mehrere Anwender geeignet ist.
MS Excel und MS Access, was sind die Hauptunterschiede?
| MS Excel | MS Access / Datenbanken allgemein |
| Jede Tabelle / Arbeitsblatt steht technisch für sich alleine, was dazu führt, dass sehr häufig die selben Daten auf unterschiedlichen Arbeitsblättern mehrfach eingegeben werden müssen. Dieselbe Information steht an mehreren Stellen. Stichwort: Redundanz | Jede Tabelle ist technisch mit einer anderen oder mehreren Tabellen verknüpft, so dass jedes Datum nur an einer einzigen Stelle steht (redundanzfrei). |
| Tabellen können mit hohem Programmieraufwand verknüpft werden. Aber: Durch Einfügen neuer Zeilen können Verweise zwischen den Arbeitsblättern verfälscht werden oder verloren gehen. | Verknüpfung von Tabellen ist eine Kernfunktion von Datenbanken. Daten-Verweise bleiben durch Einfügen neuer Daten immer bestehen. |
| Der Anwender arbeitet direkt mit der Tabelle / Arbeitsblatt und hat viele Datenzeilen vor sich. | Der Anwender arbeitet mit Anwender-Masken, die zumeist jeweils nur einen einzigen Datensatz anzeigen |
| Daten können leicht versehentlich gelöscht werden. | Daten können aufgrund der Tabellenverknüpfungen nicht ohne weiteres gelöscht werden, auch dann nicht, wenn der Anwender direkt mit den Tabellen arbeiten würde. |
| Es ist umständlich, unterschiedlichen Anwendern unterschiedliche Zugriffsrechte auf gewisse Datenfelder zu vergeben. | Die Steuerung von Zugriffsrechten auf Datenfelder ist über den angemeldeten Datenbank-Anwender gut realisierbar. |
| In Datenfeldern lassen sich einfacher unsauber strukturierte Daten einfügen oder ganz weglassen. | Es werden nur korrekt strukturierte Daten akzeptiert und das Ausfüllen von Datenfeldern ggf. erzwungen. |
| Strukturierte Ausdrucke der Daten mit Sortierung und Filterung sind umständlich zu realisieren. | Strukturierte Ausdrucke mit Sortierung und Filterung sind eine besondere Stärke von MS Access. Z. B. wird für die Erstellung von Serienbriefen / Rechnungen Word nicht mehr benötigt. |
| Ein Ändern der Daten durch Mitarbeiter, die gleichzeitig das selbe Excel-Dokument geöffnet haben, ist nicht möglich | Mit der normalen MS Access Installation können technisch gesehen bis zu 255 Mitarbeiter gleichzeitig am Datenbestand Lese- und Schreibzugriffe vornehmen. Aus Gründen der Performance sollte man jedoch ab 20 Mitarbeitern über einen MS SQL Server als Backend (Tabellen-Container) nachdenken. |
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